Le confinement généralisé imposé par la crise du Covid-19 a forcé les entreprises à mettre en place, en urgence, le déploiement massif du télétravail. Comme il était prévisible dans cette circonstance, la capacité collective d’adaptation s’est révélée très variable d’une entreprise à l’autre. Chez les plus performantes d’entre elles à cet égard, un socle commun de bonnes pratiques peut être mis en évidence. Il serait utile de le pérenniser, voire de le renforcer, afin de faciliter le retour à la normale dès l’interruption du confinement.
Alors que se multiplient les publications sur les difficultés rencontrées en période de confinement, rares sont celles qui questionnent la période « post-critique ».
Pour gagner en robustesse, compétitivité et agilité, les entreprises ont intérêt à tirer des leçons de cette situation exceptionnelle.
LES BONNES PRATIQUES QUI FONT LE SUCCÈS DU TÉLÉTRAVAIL
Le succès de la mise en œuvre du télétravail repose sur l’application d’un socle de bonnes pratiques. Les entreprises qui les ont mises en œuvre avant la période de confinement étaient bien mieux préparées que les autres pour affronter cette période.
Adapter l’informatique au télétravail
Doter les équipes d’un environnement informatique adapté à la réalisation du travail à distance est un véritable prérequis. Il s’agit d’aller bien au-delà du simple équipement en ordinateurs portables et en solutions de téléphonie. A ce titre, les entreprises ayant réussi à basculer avec succès dans la configuration d’un télétravail généralisé sont celles qui disposaient de deux éléments clefs. D’une part une solution d’accès sécurisé au réseau de l’entreprise suffisamment dimensionnée.
D’autre part une solution collaborative permettant aux équipes d’échanger des documents et d’animer des projets et/ou des équipes. Cela se traduit par la VOIP, la visioconférence ou a minima un dispositif de conférences téléphoniques. Dans ce domaine, on a vu se développer l’usage de solutions telles que Zoom, WhatsApp, Trello, Slack, WeTransfer, Microsoft Teams. Elles sont parfois devenues en quelques jours des outils du quotidien. L’accompagnement des équipes à la prise en main de ces solutions est un facteur clé de succès pour garantir leur appropriation.
7 mesures pour optimiser son télétravail
1. Créer un espace de travail calme et confortable au sein de son domicile pour séparer vie professionnelle et vie privée.
2. Définir ses horaires de travail et de connexion et les communiquer au reste de l’équipe et à ses proches.
3. Définir et communiquer son besoin d’autonomie et de contact avec son manager.
4. Optimiser et gérer son temps en priorisant ses actions pour disposer d’un bon équilibre entre temps de production et réunions à distance.
5. Prévoir des temps d’échange informels avec ses collègues.
6. Faire des pauses régulières pour rester productif.
7. Optimiser les périodes creuses par des formations (MOOC, formations à distance) et par des travaux de veille.
Préparer le déploiement du télétravail en équipe
En temps normal, lorsqu’une entreprise dispose d’un cadre permettant aux équipes de passer au télétravail, ce dernier repose sur le volontariat. On pourrait donc penser qu’il s’agit avant toute chose d’une démarche individuelle. Or l’expérience montre que ce type de dispositif ne s’avère efficace que
lorsque le processus de candidature individuelle est précédé d’une réflexion collective. Celle-ci doit être menée à l’échelle d’une direction ou d’une équipe. Elle a pour objectif d’identifier des modalités d’organisation adaptées à l’activité visée, par exemple :
- réflexion sur les activités réalisables à distance (impliquant une réflexion sur les applications informatiques ouvertes depuis le domicile)
- modalités d’adaptation des processus au télétravail
- anticipation de la saisonnalité de l’activité
- répartition des jours de mise en œuvre au sein de l’équipe
- modalités de partage de la documentation.
Il s’agit également d’aborder les conditions d’animation du collectif et de maintenir une dynamique d’équipe, par exemple les modalités :
- d’organisation des réunions d’équipe (fréquence, outils et principes d’animation)
- d’organisation des projets et de brainstroming
- d’interaction avec le reste de l’équipe (y compris avec les prestataires)
- de communication informelle et de rituels d’équipe
S’être préparé individuellement
Le confinement a exacerbé les difficultés rencontrées habituellement par les télétravailleurs : gestion du rythme, confort / ergonomie, difficultés de concentration. Il a, par ailleurs, souligné l’importance de la prise en compte de l’environnement de travail en temps normal dans le cadre de la mise en œuvre du télétravail.
Les collaborateurs qui ont le mieux vécu cette période sont ceux qui ont eu la possibilité d’organiser leur espace de travail et de cadencer le rythme de leurs journées. A ce titre, il est donc primordial, autant que faire se peut, de prendre des mesures pour maintenir un niveau satisfaisant de productivité et de qualité de vie au travail.
Accompagner les managers vers la maitrise du management à distance
Le télétravail bouscule les modes de management traditionnels basés sur le « command and control » et sur le présentiel. Ainsi, il constitue un moyen très efficace pour accélérer la transformation managériale au sein d’une structure. A distance, seul un management basé sur la fixation d’objectifs, la confiance et la responsabilisation peut s’avérer opérant.
Pour cela, deux ensembles de pratiques managériales, en l’occurrence le pilotage de la performance et l’accompagnement des équipes, doivent être adaptés.
Piloter la performance
Le pilotage de la performance en télétravail est fondé sur la responsabilisation individuelle et collective. Ses modalités doivent être définies en phase de cadrage du dispositif et permettre de partager les indicateurs suivis.
Accompagner les équipes
L’accompagnement des collaborateurs en télétravail est une mesure essentielle. Elle permet de maintenir une vie d’équipe et lutter contre le sentiment d’isolement. Des modalités d’écoute, de feedback régulier, de partage d’informations et de maintien du lien social doivent être définies avant le lancement du dispositif.
Le confinement a conforté dans leur choix les entreprises qui avaient déjà opéré une transformation profonde de leurs modes de travail. Pour les autres, cette période a considérablement accéléré leur évolution ou la prise de conscience d’une évolution à mener.
De nombreuses entreprises ressortiront fragilisées économiquement de la crise mais disposeront d’organisations plus efficientes et plus robustes. En définitive, cette crise aura touché au modèle culturel et à l’ADN des entreprises. Parfois accusés de n’être que des éléments de communication, les concepts de responsabilisation, de confiance, d’autonomie ou encore d’agilité se sont concrétisés dans le quotidien de nombreux salariés.
La fin du confinement ouvrira une nouvelle période d’incertitude. Dans ce contexte, les entreprises pourraient se contenter des avancées réalisées, voire même de revenir en arrière. Il est probable, au contraire, que seules pourront en tirer profit ceux qui poursuivront la transformation de leur organisation au service de l’efficacité opérationnelle et de l’expérience collaborateur. Le chemin vers la résilience, le rebond et l’agilité est à ce prix.
Jean-Baptiste Annat, Directeur chez Eurogroup Consulting
